Adatkezelési tájékoztató
2. sz. melléklet: Adatkezelési tájékoztató felnőttképzésre jelentkezők/résztvevők számára
Felnőttképzésre jelentkezők és résztvevők számára
Jelen tájékoztató kiadásának célja, hogy egy adott képzésre jelentkező személy még mielőtt közölné / megadná az adatait, megismerhesse, hogy a képző milyen adatokat és milyen célból kérhet el tőle, és hogy milyen jogok illetik meg, miután megadta azokat.
Az IWS Solutions Kft. (2040 Budaörs, Terrapark, Puskás Tivadar út 14.), mint engedélyezett felnőttképző intézmény, az PMKH engedélyszáma / bejelentési száma: E/2020/000060 – B/2020/000326 jelen tájékoztató elkészítésekor az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv., http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A1100112.TV), valamint az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 számú rendelete (2016. április 27.) https://www.adatvedelmirendelet.hu/wp-content/uploads/2016/07/CELEX3A32016R06793AHU3ATXT.pdf a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet), másképpen GDPR vonatkozó cikkében foglaltakat, továbbá az adatkezelésre és adatvédelemre vonatkozó hazai előírásokat vette figyelembe.
Adatkezelő megnevezése
- Adatkezelő cégneve: IWS Solutions Kft.
- Adatkezelő székhelye: 2040 Budaörs, Terrapark, Puskás Tivadar út 14.
- Adatkezelő cégjegyzékszáma: 13-09-213005
- Adatkezelő adószáma: 12770566-2-13
- Adatkezelő képviselője: Ábrahám Tamás ügyvezető
- Adatkezelő elektronikus elérhetősége: iroda@iws.hu
- Adatkezelési felelős: Farkas László
- Adatkezelési felelős elérhetősége: farkas.laszlo@iws.hu; +36 30 540 6652
1. A tanfolyami jelentkezés (ajánlatkérés) nyilvántartásával kapcsolatos adatkezelés
A kezelt adatok köre és az adatkezelés célja:
Az IWS Solutions Kft. a tanfolyamainak szervezése érdekében nyilvántartást vezet a tanfolyamra jelentkezőkről. A nyilvántartásba történő bejelentéshez kapcsolódóan az alábbi személyes adatokat az alábbi célokból kezeli:
| Személyes adat | Adatkezelés célja |
|---|---|
| családi- és utónév, születési név | az Ön neve az Önnel történő kapcsolatfelvételhez szükséges és jogszabályi kötelem |
| édesanyja neve | jogszabályi kötelem |
| e-mail cím | az e-mail cím a tájékoztató elküldéséhez és a kapcsolattartáshoz szükséges és jogszabályi kötelem |
| telefonszám | a telefonszám az IWS Solutions Kft. és az Ön közötti kapcsolattartáshoz szükséges |
| lakcím, értesítési cím | az Önnel történő kapcsolatfelvételhez szükséges |
| születési hely és idő | bizonyos képzések esetén, a jelentkezés feltétele egy előírt életkor megléte és jogszabályi kötelem |
| beosztás | az adott képzés tartalmának pontosítása, a résztvevők számára is használható gyakorlati példák bemutatása / bizonyos képzések esetén, rendelkezni kell előírt gyakorlattal – ennek igazolása miatt kell megadni |
| iskolai végzettség / szakképzettség | bizonyos képzések esetében, rendelkezni kell meghatározott végzettséggel, ennek igazolása miatt kell megadni és jogszabályi kötelem |
Az adatkezelés jogalapja: az Ön hozzájárulása, valamint a jogi érdek, hiszen a felnőttképzési szerződések teljesítéséhez, létrejöttéhez szükségesek.
Az adatkezelés időtartama: a megadott személyes adatokat az Ön hozzájárulásának visszavonásáig, de legfeljebb 2 évig kezeljük. Hozzájárulását az iroda@iws.hu e-mail címre küldött levelében bármikor visszavonhatja.
2. A Felnőttképzési törvény (A felnőttképzésről szóló, többször módosított 2013. évi LXXVII. törvény) hatálya szerint szervezett képzésen és vizsgákon való részvétel
Amennyiben Ön olyan képzésre jelentkezik / képzésen vesz részt: például szakmai képzés, állami, vagy uniós forrásból finanszírozott, lebonyolított és megvalósuló képzés, továbbá más olyan képzési típus, amelyre a képző felnőttképzési engedélyt szerzett, bejelentés alapján végez, illetve amit a képző a felnőttképzési törvény szerint valósít meg, úgy a képzőnek, a vonatkozó törvény előírásai szerint a következő adatokat kell Öntől elkérnie, kezelnie és bizonyos esetekben továbbítania a hatóság felé.
Felhívjuk figyelmét, hogy a következőkben felsorolt adatok megadása kötelező, ezek elmaradása esetén a meghirdetett tanfolyamra/képzésre jelentkezését nem tudjuk elfogadni, a képzésben nem vehet részt!
Az adatkezelés célja, hogy Ön beazonosítható legyen, az adott képzésen részt vehessen. Célja továbbá, hogy a felnőttképzési szerződés megkötéséhez a jogszabályban előírt adatok megadásra kerüljenek, illetve a szükséges okiratok kötelező bemutatása (akár online formában).
| Személyes adat | Adatkezelés célja |
|---|---|
| név, születési név, anyja neve, születési hely és idő, lakóhelyének és tartózkodási helye, telefonszáma, állampolgársága | – az Önnel létrejövő felnőttképzési szerződés megkötéséhez szükségesek az adatok, továbbá ezen adatok kötelezően megadandóak a jogszabályi előírások teljesítése céljából, – a telefonszám az IWS Solutions Kft. és az Ön közötti kapcsolattartáshoz szükséges |
| e-mail cím | – az e-mail cím a tájékoztató elküldéséhez és a kapcsolattartáshoz, továbbá szükséges a szerződés létrejöttéhez és a jogszabályi előírások teljesítése céljából |
| szülője, törvényes képviselője nevét, lakóhelyét, tartózkodási helyét, telefonszámát a tankötelezettsége teljesítése mellett felnőttképzésben is részt vevő esetén | – az Önnel létrejövő felnőttképzési szerződés megkötéséhez szükségesek az adatok (bizonyos esetekben meghatározott életkor betöltése szükséges), továbbá ezen adatok kötelezően megadandóak a jogszabályi előírások teljesítése céljából |
| a képzési jogviszonnyal összefüggő adatokat, amelyek a képzésben részt vevő ba) iskolai és szakmai végzettségével, nyelvi ismereteivel, bb) képzésbe történő felvételével, bc) tanulmányainak értékelésével és minősítésével, bd) a képzéssel megszerzett szakképesítés vagy egyéb kompetencia megnevezésével, a vizsga helyével, időpontjával, eredményével kapcsolatosak | – az Önnel létrejövő felnőttképzési szerződés megkötéséhez szükségesek az adatok, továbbá ezen adatok kötelezően megadandóak a jogszabályi előírások teljesítése céljából, – bizonyos képzések esetében, rendelkezni kell meghatározott végzettséggel, ennek igazolása miatt kell megadni |
| beosztás / munkakör | – az adott képzés tartalmának pontosítása, a résztvevők számára is használható gyakorlati példák bemutatása / bizonyos képzések esetén, rendelkezni kell előírt gyakorlattal – ennek igazolása miatt kell megadni. |
Jogalapja: jogi kötelezettség és szerződés teljesítése, valamint a résztvevő önkéntes hozzájárulása.
Időtartam: ha a felnőttképzési szerződés létrejön és a képzésen részt vesz az érintett, akkor a kezelt adatokat a felnőttképzési szerződés aláírásától számított 8. év utolsó napjáig meg kell őrizni.
Az elearning.iws.hu weboldalon történő adatkezelés
A jelen tájékoztató az IWS Solutions Kft. által üzemeltetett elearning.iws.hu weboldalon (a továbbiakban: Weboldal) történő adatkezelésekre is vonatkozik. Az alábbi E1–E7. pontok a fenti 1–2. pontot egészítik ki a Weboldal működéséből adódó adatkezelésekkel. Az adatokhoz való hozzáférésre, az adatbiztonságra és az Ön jogaira vonatkozó lenti rendelkezések ezekre is irányadók.
E1. Online jelentkezés e-learning képzésre
Kezelt adatok: név, e-mail cím, telefonszám (nem kötelező), cégnév (nem kötelező), létszám, a választott képzés, a munkavédelmi képviselő továbbképzés esetén a választott témakörök és – az O témakör választásakor – a munkáltató tevékenysége, megjegyzés, a választott fizetési mód, a Weboldal azon oldalának címe, ahonnan a jelentkezés érkezett, valamint az adatkezelési tájékoztató elfogadásának ténye.
Az adatkezelés célja: a jelentkezés nyilvántartása, kapcsolatfelvétel, a számla kiállítása és a képzési keretrendszerhez (IWS Tudásportál) való hozzáférés létrehozása.
Jogalap és időtartam: az 1. pontban foglaltak szerint; ha a jelentkezés alapján felnőttképzési szerződés jön létre, a 2. pontban foglaltak szerint.
Adatfeldolgozó: az űrlap tartalmát a Formspree, Inc. (USA) szolgáltatás továbbítja e-mailben az IWS Solutions Kft. részére, és azt rendszerében is tárolja. [ellenőrizendő: a Formspree-ben tárolt beküldések megőrzési ideje, valamint az USA-ba történő adattovábbítás jogalapja (EU–USA adatvédelmi keretrendszer vagy általános szerződési feltételek)]
E2. Ajánlatkérés kihelyezett képzésre
Kezelt adatok: a cég neve és címe, a kapcsolattartó neve, beosztása, e-mail címe és telefonszáma, a tervezett létszám és időpont, az érintett képzés.
Az adatkezelés célja: egyedi árajánlat készítése és kapcsolattartás.
Jogalap: az érintett hozzájárulása, illetve a szerződés megkötését megelőző lépések megtétele.
Időtartam: [ellenőrizendő – javaslat: az 1. ponttal egyezően a hozzájárulás visszavonásáig, de legfeljebb 2 évig]
Adatfeldolgozó: Formspree, Inc. (lásd E1.)
E3. Hírlevél-feliratkozás
Kezelt adatok: név, e-mail cím, cégnév (nem kötelező), beosztás (nem kötelező).
Az adatkezelés célja: az IWS Solutions Kft. képzéseiről, szolgáltatásairól és aktualitásairól szóló hírlevél küldése.
Jogalap: az érintett önkéntes hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont; a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól szóló 2008. évi XLVIII. törvény 6. §).
Időtartam: a leiratkozásig. Leiratkozni bármikor lehet a hírlevelekben található leiratkozási linkkel, vagy az iroda@iws.hu címre küldött levélben.
Adatfeldolgozó: Formspree, Inc. (lásd E1.), valamint a hírlevél kiküldésére használt rendszer: [ellenőrizendő: a hírlevélküldő rendszer neve és székhelye]
E4. Online bankkártyás fizetés
Bankkártyás fizetés esetén a fizetés a fizetési szolgáltató biztonságos fizetőoldalán történik. A bankkártya adatait kizárólag a fizetési szolgáltató kezeli, azok az IWS Solutions Kft.-hez nem jutnak el.
Fizetési szolgáltató: Stripe Payments Europe, Limited (1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Írország), adatkezelési tájékoztatója: stripe.com/privacy. [ellenőrizendő: a fizetési szolgáltató végleges kiválasztása]
Az IWS Solutions Kft. részére átadott adatok: név, e-mail cím, a fizetett összeg, a megvásárolt képzés (és a választott témakörök), a tranzakció azonosítója és eredménye (sikeres / sikertelen).
Az adatkezelés célja és jogalapja: a megrendelt képzés teljesítése (szerződés teljesítése), valamint a számviteli kötelezettségek teljesítése (jogi kötelezettség).
Időtartam: a számviteli bizonylatokat a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-a alapján 8 évig őrizzük meg.
E5. Tárhely és technikai adatok
A Weboldal tárhely- és tartalomkézbesítési szolgáltatója a Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA). A Weboldal megtekintésekor a böngésző technikai adatai (IP-cím, böngésző típusa, a látogatás időpontja, a megtekintett oldal címe) a szolgáltató rendszerébe kerülnek.
Az adatkezelés célja és jogalapja: a Weboldal biztonságos működtetése és a támadások elleni védelem (jogos érdek, GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont).
Időtartam: [ellenőrizendő: a Cloudflare technikai naplóinak megőrzési ideje]
E6. Sütik és statisztikai mérés
A Weboldal az első látogatáskor megkérdezi, hogy mely sütik használatához járul hozzá. Választását bármikor módosíthatja az oldal alján található „Cookie nyilatkozat” linkre kattintva.
| Kategória | Mire szolgál | Szolgáltató | Hozzájárulás |
|---|---|---|---|
| Szükséges | A süti-választás megjegyzése (a böngésző helyi tárolójában, „iws-consent” néven, törlésig). | IWS Solutions Kft. | nem szükséges |
| Statisztika | A Weboldal látogatottságának és használatának mérése (Google Analytics 4, a Google Tag Manageren keresztül). | Google Ireland Limited | szükséges |
| Marketing | [ellenőrizendő: jelenleg nincs marketingcélú süti; ha hirdetési mérés (pl. Google Ads, Meta) kerül a Weboldalra, itt fel kell sorolni] | – | szükséges |
Időtartam: a statisztikai adatokat a Google Analytics [ellenőrizendő: a GA4-ben beállított megőrzési idő, pl. 14 hónap] után törli.
E7. A Weboldal működéséhez igénybe vett adatfeldolgozók
| Szolgáltató | Tevékenység | Érintett adatok |
|---|---|---|
| Formspree, Inc. (USA) | űrlapok továbbítása e-mailben | E1–E3. pontban felsorolt adatok |
| Stripe Payments Europe, Limited (Írország) | bankkártyás fizetés | E4. pontban felsorolt adatok, bankkártyaadatok |
| Cloudflare, Inc. (USA) | tárhely, tartalomkézbesítés | technikai adatok (E5.) |
| Google Ireland Limited (Írország) | statisztikai mérés | E6. pontban felsorolt adatok |
Az adatokhoz való hozzáférés és az adattovábbítás
Az adataihoz a képző intézmény részéről, a képzés lebonyolításáért felelős személyek: az oktatásszervező(k), a tréning menedzser(ek), a szakmai vezető, az igazgatók, valamint a pénzügyekkel megbízott munkatárs(ak) férhet(nek) csak hozzá, a képzés és a vizsgák lebonyolítása kapcsán. Online regisztráció esetén az adatokhoz még a felnőttképző intézmény részére informatikai háttérszolgáltatásokat nyújtó természetes- illetve jogi személyek is hozzáférhetnek.
Az IWS Solutions Kft. az alábbi szervek számára adja át az érintettek személyes adatait:
- FAR (Felnőttképzési Adatszolgáltatási Rendszer) (2020.09.01-től kezdődően). A jogszabályi kötelezettség teljesítése céljából.
- eKréta Informatikai ZRt. képzésszervezési szoftver, amely szinkronban működik az FA Rendszerrel (nem minden esetben kerül használatra)
- Képesítő vizsga szervezésére engedéllyel rendelkező vizsgaközpont (csak szakmai képzés esetén)
-
Vizsgaközpontok (a bizonyítvány kiállításához szükséges célból):
- IKK / szerződött akkreditált vizsgaközpontok
- Pest Vármegyei Kormányhivatal Tűzvédelmi, Iparbiztonsági és Vízügyi Hatósági Főosztály – Tűzvédelmi képzés- és szakvizsga esetén;
- BESACC (VCA képzés esetén);
Az adatokhoz való hozzáférésről és az adattovábbításról, annak céljáról további információt kérésre (e-mail, telefon, személyes vagy levél) megküldünk elektronikus formában.
Adatbiztonsági intézkedések
Az IWS Solutions Kft. az Ön által megadott személyes adatokat, székhelyén (2040 Budaörs, Terrapark, Puskás Tivadar út 14.), kinyomtatott dokumentumként irodáiban / irattárában; elektronikusan az ott található szerveren, illetve a saját hozzáférésű Google Drive-on tárolja és megfelelő intézkedésekkel gondoskodik arról, hogy a személyes adatait védje, többek között a jogosulatlan hozzáférés ellen.
Az adatkezelések során nem történik adatai alapján automatizált döntéshozatal, profilalkotás. Személyes adatai védelmének érdekében a papír alapú dokumentumokat elzárva, biztonságos helyen tároljuk, az elektronikusan tárolt adataihoz csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatársak, illetve cégcsoportunk munkatársai férhetnek csak hozzá.
Az Ön személyes adatainak kezelésével kapcsolatos jogai
A tájékoztatáshoz való jog: a személyes adatainak kezeléséről Ön jogosult bármikor megfelelő tájékoztatást kapni, írásban vagy szóban, amely az Ön megalapozott kérelme alapján történik.
Tájékoztatást kérhet:
- milyen személyes adatait,
- milyen jogalapon,
- milyen adatkezelési cél miatt,
- milyen forrásból,
- mennyi ideig kezeli,
- az IWS Solutions Kft. kinek, mikor, milyen jogszabály alapján, mely személyes adataihoz biztosított hozzáférést vagy
- kinek továbbította a személyes adatait.
A kérelemre 25 napon belül kell megadni a megfelelő tájékoztatást, az Ön által megadott elérhetőségre.
A hozzáférés joga: bármikor kérhet visszajelzést azzal kapcsolatosan, hogy adatainak kezelése folyamatban van-e, milyen jellegű adatait kezelik (ez abban az esetben, ha az adatait nem Ön közvetlenül adta meg), kiknek, hová fogják azt továbbítani, meddig tárolják, stb., azaz minden, az Ön személyes adatával kapcsolatos tájékoztatásra, beleértve az automatizált döntéshozatal tényére, profilalkotásra vonatkozó felvilágosítást is. Kérésére az adatokat másolatban is elkérheti.
A helyesbítéshez való jog: kérheti a nem pontosan vagy hiányosan rögzített adatainak ésszerű időn belüli kijavítását, (például bármikor megváltoztathatja az e-mail címét vagy telefonszámát). Az IWS Solutions Kft. a kérelmét legfeljebb 25 napon belül teljesíti, és erről az Ön által megadott elérhetőségre értesítést küld.
A törléshez való jog: kérheti, hogy adatait ésszerű határidőn belül töröljék az adatbázisból, ha arra már nincs szükség abból a célból, amelyhez gyűjtötték, ha visszavonja az adatainak kezelésére vonatkozó hozzájárulását, tiltakozik adatainak kezelése ellen, vagy ha adatait jogellenesen kezelték. (Nem töröltetheti a személyes adatait abban az esetben, ha az adatainak kezelésére valamely jogi kötelezettség miatt van szükség.) Amennyiben azonban nincs ilyen kötelezettség, akkor az IWS Solutions Kft. az Ön kérelmét legfeljebb 25 napon belül teljesíti, és erről az Ön által megadott elérhetőségre értesítést küld.
Az adatkezelés korlátozásához való jog: ha Ön valamilyen okból vitatja, hogy az adatainak kezelése megfelelő módon történik, addig, ameddig ez nem tisztázódik, korlátozhatja adatainak használatát.
A panasztételhez való jog: ha az adatainak kezelésével kapcsolatban valamilyen
kifogása van, panaszt tehet az illetékes hatóságnál:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság,
1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.,
telefon: +36 1 391 1400, www.naih.hu,
ugyfelszolgalat@naih.hu
A bírósághoz fordulás joga: ha az adatainak kezelésével kapcsolatos jogai sérülnek, jogosult arra, hogy bírósághoz forduljon. Az Ön által tapasztalt jogellenes adatkezelés esetén polgári pert is kezdeményezhet. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per – az Ön választása szerint – a lakóhelye szerinti törvényszék előtt is megindítható (a törvényszékek felsorolását és elérhetőségét az alábbi linken keresztül tekintheti meg: http://birosag.hu/torvenyszekek).
3. Az adatkezelés alapjául szolgáló egyéb jogszabályok
- 2013. évi LXXVII. törvény – A felnőttképzésről (Felnőttképzési tv.) és annak 11/2020-as végrehajtási rendelete
- 1995. évi CXIX. törvény – A kutatás és a közvetlen üzletszerzés célját szolgáló név és lakcímadatok kezeléséről (Katv.)
- 2000. évi C. törvény – A számvitelről (Számv. tv.)
- 2001. évi CVIII. törvény – Az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről (Eker. tv.)
- 2008. évi XLVIII. törvény – A gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól (Grt.)
Adatkezelésünkről bővebben Adatkezelési Szabályzatunkból és annak mellékleteiből is tájékozódhat.
Az Adatkezelő hatályos Adatkezelési Szabályzatát és annak mellékleteit honlapján elektronikus formában közzéteszi, illetve az Adatkezelő székhelyén papír alapon hozzáférhetővé teszi. Amennyiben a személyes adat jogosultja erre vonatkozó elektronikus vagy papír alapú kérelmet terjeszt elő, Adatkezelő az Adatkezelési Szabályzatát elektronikus levél mellékleteként megküldi a személyes adat jogosultja által megadott elektronikus levelezési címre.
Amennyiben Önnek, személyes adatainak kezelésével kapcsolatban bármilyen kérdése van, a fent megjelölt elérhetőségek egyikén fordulhat hozzánk!
Ábrahám Tamás ügyvezető
IWS Solutions Kft.